프리랜서와 소규모 업체를 위한 AI 백 오피스 - LeanCOO 를 소개해 봅니다.

창업 하기전에 클라이언트 관리와 프로젝트 관리, 견적서, 계약서, 청구서 관리를 통합해서 여러사람과 관리를 하는 것이 있지 않으면 좋을까 생각만 하다가..
올해 초 이 아이디어 AWS AIdeas 준결승까지 간 아이디어로 SaaS를 구성해 보았습니다.

장점이라면 각 직원들이 각각의 메신저, 메일, 엑셀, ai 툴(gpt, claude)를 이용해서 중구난방으로 관리하던 것을 통합해서 관리를 할수 있으며..
이를 통해 데이타가 누적이 되면, 월간 보고서, 현재 현황 파악, 시간대별 흐름 정리를 통해.. 체계적으로 업무를 관리할수 있도록 처리를 할수 있도록 구성했는데.. 보기에 어떤지 모르겠네요.

그리고, 견적, 계약서, 청구서는 비용이 요구되는 것이라서 사람(대표)가 반드시 승인후 처리할수 있는 구조로 처리해 두었습니다.
쉽게 말해 ai는 서포트 위주로 작업을 하고, 중요 결정은 사람이 하는 방식입니다.
초기에는 영문으로 구성되나, 한글로 완벽 지원하니.. 필요하신 분들은 한번 써 봐 주시면 감사하겠습니다.

LeanCOO를 만들면서 중요하게 본 것도 단순한 문서 생성보다 이 흐름을 한곳에서 이어서 관리하는 부분이었습니다.
현재는 이런 방식으로 사용할 수 있습니다.

• 고객과 프로젝트를 기준으로 견적, 계약, 청구 문서를 연결

• 정리되지 않은 문의 내용을 AI가 분석해 업무 범위, 견적 항목, 가정 사항, 리스크 초안으로 정리

• 견적과 참고 자료를 바탕으로 계약서 초안 작성

• 기존 프로젝트 내용을 참고해 청구 항목 제안

• 문서를 바로 보내지 않고 사람이 검토하고 승인한 뒤 발송

• 입금 예정, 미수금, 일정과 변경 이력을 타임라인과 캘린더에서 확인

AI도 모든 업무를 자동으로 처리하게 하는 것보다는, 처음부터 문서를 작성하는 시간을 줄이고 사람이 빠뜨리기 쉬운 내용을 먼저 정리해 주는 용도로 사용하는 편이 현실적이라고 생각했습니다. 금액이나 계약 조건처럼 중요한 내용은 마지막에 직접 확인하도록 했고요.

LeanCOO를 사용하지 않더라도 고객 업무는 처음부터 아래 정도의 기준을 정해두면 나중에 관리하기 편합니다.

1. 고객명과 프로젝트명을 문서마다 동일하게 사용하기

2. 초안, 검토, 승인, 발송, 입금 상태를 구분하기

3. 원래 요청 내용과 수정 이력을 함께 남기기

4. 월말마다 미수금과 다음 일정을 한 번에 확인하기

처음에는 조금 번거롭게 느껴져도 고객과 프로젝트가 늘어나면 이런 기록이 꽤 큰 차이를 만드는 것 같습니다.
보다 자세한 것은 https://www.leancoo.com/kr/about 를 참조해 주세요.